Acordo de Tratamento de Dados Pessoais

Este Acordo de Tratamento de Dados Pessoais integra os Termos de Uso da plataforma Rentum e disciplina o tratamento de Dados Pessoais realizado pela Contratada em nome do Cliente.

São partes deste Acordo:

I — Contratada: DATARM TECNOLOGIA DA INFORMACAO LTDA, pessoa jurídica de direito privado, nome fantasia Datarm, inscrita no CNPJ sob o nº 43.355.415/0001-90, com sede na Avenida Carlos Gomes, 700, Sala 606, 5º andar, Boa Vista, Porto Alegre/RS, CEP 90480-000, Brasil, denominada “Operadora” quando tratar Dados Pessoais em nome do Cliente; e

II — Cliente: a pessoa natural ou jurídica identificada na contratação, denominada “Controlador” quando determinar as finalidades e os elementos essenciais do tratamento dos Dados do Cliente.

1. Integração aos Termos

Este Acordo é aceito juntamente com os Termos de Uso e aplica-se sempre que a Contratada tratar Dados Pessoais em nome do Cliente, inclusive durante o acesso gratuito. Em caso de conflito, prevalece sobre os Termos quanto às obrigações específicas da relação entre Controlador e Operadora; as demais matérias permanecem regidas pelos Termos.

2. Definições

• Conta: ambiente lógico do Cliente que reúne Usuários, permissões, configurações e Dados do Cliente.
• Dados do Cliente: dados, documentos, arquivos, registros e configurações inseridos, importados ou gerados pelo Cliente ou por seus Usuários na Plataforma Rentum, bem como registros recebidos de outra Conta por meio dos recursos de compartilhamento.
• Dados Pessoais: informações relacionadas a pessoa natural identificada ou identificável.
• Dados Pessoais Sensíveis: Dados Pessoais assim classificados pela legislação aplicável, inclusive aqueles relacionados às categorias previstas no art. 5º, II, da LGPD.
• Incidente de Segurança: evento adverso confirmado que comprometa a confidencialidade, a integridade, a disponibilidade ou a autenticidade de Dados Pessoais, inclusive em razão de acesso, tratamento, divulgação, alteração, perda, destruição ou indisponibilidade não autorizados ou ilícitos.
• Leis de Proteção de Dados: Lei nº 13.709/2018, legislação brasileira correlata e regulamentação aplicável da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
• Plataforma: aplicação Rentum e seus recursos técnicos disponibilizados pela Contratada.
• Representante: pessoa natural autorizada a contratar ou a manifestar aceite em nome do Cliente.
• Suboperador: fornecedor contratado pela Operadora para executar parte do tratamento realizado em nome do Controlador.
• Titular: pessoa natural a quem os Dados Pessoais se referem.
• Usuário: pessoa natural autorizada pelo Cliente a acessar a Conta.
• Usuário Administrador: Usuário com poderes para administrar a Conta, as permissões, a assinatura e as configurações administrativas.

3. Objeto

O objeto deste Acordo é o tratamento dos Dados do Cliente necessário para hospedar, disponibilizar, proteger, manter e dar suporte à Plataforma, conforme as funcionalidades utilizadas, as configurações da Conta e as instruções documentadas do Controlador.

4. Papéis das partes

O Controlador define por que os Dados do Cliente são tratados, quais informações serão inseridas, a base legal aplicável, o período necessário aos seus próprios objetivos e as relações com os Titulares. A Operadora trata esses dados segundo as instruções do Controlador e nos limites do Serviço.

A qualificação decorre da atuação concreta. Este Acordo não altera o papel da Contratada como Controladora em relação a cadastro, Usuários, assinatura, cobrança, segurança, suporte, comunicações, conformidade e outras finalidades próprias.

5. Instruções documentadas

Constituem instruções documentadas os Termos de Uso, este Acordo, as configurações da Plataforma, as ações praticadas por Usuários autorizados e as solicitações escritas aceitas pela Operadora. Instruções adicionais que ampliem o escopo do Serviço dependerão de avaliação técnica, jurídica, operacional e comercial.

As ações de disponibilização de registros a outra Conta e as configurações de compartilhamento realizadas por Usuários autorizados constituem instruções documentadas, nos limites das funcionalidades e das condições previstas nos Termos de Uso.

6. Instruções incompatíveis

A Operadora informará o Controlador se considerar que uma instrução viola as Leis de Proteção de Dados, salvo proibição legal. Não será obrigada a executar instrução ilícita, insegura, tecnicamente incompatível com a Plataforma, alheia ao Serviço ou lesiva a direitos de terceiros, sem prejuízo das medidas imediatas necessárias à contenção de riscos.

7. Obrigações do Controlador

Compete ao Controlador estabelecer a base legal, prestar informações aos Titulares, obter autorizações quando exigidas, limitar o tratamento ao necessário, manter os dados exatos e atualizados, atender direitos, gerir Usuários e permissões, proteger credenciais e documentar instruções legítimas.

Ao instruir o compartilhamento com outra Conta, o Controlador deverá assegurar a legitimidade da operação, sua autoridade para realizá-la e a correta identificação do destinatário. O aceite da conexão não constitui, por si só, consentimento dos Titulares cujos Dados Pessoais constem dos registros.

O Controlador avaliará especialmente os dados de inquilinos, fiadores, moradores, corretores, contatos de imobiliárias, prestadores e pessoas identificadas em contratos, documentos, imagens, comprovantes e campos livres, inclusive eventual presença de Dados Pessoais Sensíveis.

8. Obrigações da Operadora

A Operadora limitará o tratamento às instruções documentadas e às operações necessárias ao Serviço, adotará medidas de segurança proporcionais ao risco, restringirá acessos, manterá confidencialidade, auxiliará o Controlador nas hipóteses previstas neste Acordo e não utilizará Dados do Cliente para marketing próprio.

9. Pessoas autorizadas e confidencialidade

O acesso aos Dados do Cliente será limitado a pessoas que dele necessitem para operar, proteger, manter ou dar suporte à Plataforma. Essas pessoas estarão submetidas a obrigações de confidencialidade legais, contratuais ou internas compatíveis com suas funções.

10. Segurança da informação

A Operadora adotará medidas técnicas e administrativas apropriadas ao risco, considerando natureza, volume e sensibilidade dos dados, contexto do tratamento, estado da técnica, custo de implementação e impacto potencial aos Titulares.

As medidas compreendem, conforme aplicável, autenticação, gestão de credenciais, controle de acesso, segregação lógica entre Contas, proteção de arquivos, validação de uploads, registros e monitoramento, desenvolvimento seguro, gestão de vulnerabilidades, continuidade, resposta a incidentes e avaliação de fornecedores. Tais medidas reduzem riscos, mas não constituem garantia de invulnerabilidade.

11. Suboperadores

O Controlador concede autorização geral para a contratação de Suboperadores necessários à infraestrutura, hospedagem, banco de dados, armazenamento privado de documentos, autenticação, segurança, monitoramento técnico, comunicação e suporte da Plataforma. A Operadora aplicará diligência compatível na seleção e imporá obrigações de proteção de dados relacionadas ao serviço prestado.

A inclusão ou substituição materialmente relevante de Suboperador que trate Dados do Cliente será comunicada por e-mail ao endereço cadastrado do Usuário Administrador da Conta e poderá também ser destacada na Plataforma. O Controlador poderá apresentar objeção fundamentada em razões relacionadas à proteção de Dados Pessoais no prazo indicado na comunicação, que deverá ser compatível com a natureza da alteração e sua data prevista de implementação.

Recebida objeção fundamentada em razões relacionadas à proteção de Dados Pessoais, a Contratada avaliará os riscos apresentados e as medidas razoavelmente disponíveis. Se a objeção não puder ser resolvida e o Suboperador for necessário à prestação do Serviço, o Cliente poderá cancelar a renovação futura e, antes da implementação, deixar de utilizar a funcionalidade especificamente afetada, quando tecnicamente separável. Se a alteração alcançar componente essencial da Plataforma e não houver alternativa viável, os efeitos do encerramento serão tratados conforme os Termos de Uso.

12. Controladores independentes

A Asaas trata dados de cobrança, pagamento, análise de risco e prevenção à fraude e poderá atuar como controladora independente para obrigações financeiras, regulatórias, fiscais e de conformidade próprias. Fornecedores que determinem autonomamente finalidades próprias não são Suboperadores quanto a essas atividades.

13. Transferências internacionais

Se um Suboperador tratar Dados do Cliente fora do Brasil, a Operadora adotará mecanismo de transferência internacional admitido pelas Leis de Proteção de Dados e pela regulamentação aplicável da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

14. Solicitações de Titulares

O Controlador recebe, avalia e responde aos pedidos de Titulares relacionados aos Dados do Cliente. A Operadora prestará assistência razoável, de acordo com a natureza do tratamento e as informações de que dispuser, preservando a identidade do solicitante, direitos de terceiros, confidencialidade e segurança.

Se receber diretamente um pedido dessa natureza, a Operadora o encaminhará ao Controlador ou orientará o Titular a procurá-lo, salvo obrigação legal de resposta direta.

15. Cooperação regulatória

Mediante solicitação documentada, a Operadora fornecerá informações sob seu controle que sejam necessárias a avaliações de impacto, consultas à autoridade ou cumprimento de obrigações do Controlador, observados o escopo do Serviço, a proporcionalidade, a confidencialidade e a proteção de outros Clientes.

16. Registros e demonstração de cumprimento

A Operadora manterá os registros técnicos, contratuais, de segurança, suporte e incidentes compatíveis com o tratamento realizado. A verificação documental é o meio ordinário de demonstração do cumprimento deste Acordo.

17. Auditorias

A demonstração de conformidade ocorrerá preferencialmente por meio documental. Auditorias técnicas ou presenciais dependerão de solicitação escrita com antecedência razoável, finalidade legítima, escopo proporcional e acordo prévio sobre segurança, confidencialidade, cronograma e eventuais custos extraordinários previamente justificados. O procedimento não poderá expor dados de outros Clientes, sistemas não relacionados, segredos comerciais ou código-fonte, salvo determinação legal, nem incluir testes de intrusão sem autorização escrita específica da Contratada. Quando cabível, a auditoria poderá ser conduzida por profissional independente sujeito a deveres adequados de confidencialidade.

18. Gestão de Incidentes de Segurança

A Operadora manterá procedimentos para identificar, avaliar, conter, investigar, documentar e remediar Incidentes de Segurança. A investigação considerará o evento, os sistemas, as categorias de dados e Titulares, as medidas de contenção e os riscos conhecidos.

19. Comunicação de Incidentes de Segurança

A Operadora comunicará o Controlador sem demora injustificada após tomar conhecimento de Incidente de Segurança confirmado envolvendo Dados do Cliente, ainda que a investigação técnica ou a apuração integral dos impactos permaneça em andamento.

A comunicação será enviada ao e-mail cadastrado do Usuário Administrador da Conta e a qualquer contato administrativo expressamente configurado. As informações serão prestadas por etapas e, conforme disponíveis, abrangerão natureza do evento, período, sistemas afetados, categorias de dados e Titulares, riscos conhecidos, contenção, providências adotadas e canal de atualização.

20. Comunicações a Titulares e autoridades

O Controlador decide e realiza as comunicações a Titulares e autoridades quando lhe couber essa obrigação, com a cooperação da Operadora. A comunicação inicial da Operadora não representa reconhecimento automático de responsabilidade e poderá ser complementada durante a investigação.

21. Acesso durante a vigência e após o cancelamento

Durante a vigência do Serviço, inclusive no acesso gratuito, o Controlador poderá consultar os Dados do Cliente por meio das funcionalidades disponibilizadas para sua modalidade de acesso e conforme as permissões aplicáveis. O cancelamento da renovação preserva o acesso aos recursos da assinatura até o final do período pago ou do teste gratuito em curso, salvo suspensão admitida nos Termos de Uso.

Encerrado o período de acesso aos recursos da assinatura, o Cliente e seus Usuários poderão continuar utilizando os recursos gratuitos, observadas as permissões aplicáveis. A utilização das funcionalidades adicionais e o acesso aos anexos vinculados aos registros de gestão dependem de acesso vigente aos recursos da assinatura. A consulta a eventos compartilhados por imobiliárias e ao histórico anteriormente recebido observará as regras dos Termos de Uso. O Usuário Administrador poderá acessar a área necessária à regularização ou reativação da assinatura.

Solicitações adicionais de disponibilização ou devolução poderão ser encaminhadas a [email protected] e serão avaliadas conforme a legitimidade do solicitante, a natureza e o volume dos dados, os recursos tecnicamente disponíveis, a segurança do procedimento e as responsabilidades das partes. A disponibilização adicional de Dados do Cliente não constitui funcionalidade geral e automatizada garantida e dependerá da avaliação prevista nesta seção.

22. Encerramento definitivo e exclusão ativa

O cancelamento da assinatura, isoladamente, não exclui a Conta nem os Dados do Cliente. O Controlador poderá solicitar o encerramento definitivo pelo e-mail [email protected]. A solicitação será avaliada quanto à identidade, à autoridade sobre a Conta, ao escopo e a eventuais impedimentos legais.

Após o término do Serviço e mediante solicitação válida, a Contratada realizará de forma assistida a exclusão dos Dados do Cliente mantidos nos sistemas ativos e dos arquivos operacionais correspondentes que possam ser individualizados e eliminados, ressalvados os registros cuja conservação seja legalmente permitida ou exigida, os tratamentos realizados pela Contratada como Controladora e as limitações inerentes aos ciclos de cópias de segurança. A Contratada poderá conservar registro da solicitação e das providências adotadas para fins de segurança, prestação de contas e exercício regular de direitos.

23. Tratamentos realizados pela Contratada como Controladora

Quando a Contratada determinar autonomamente a conservação de registros necessários a faturamento, segurança, cumprimento legal, prevenção à fraude ou exercício regular de direitos, atuará como Controladora em relação a esse tratamento e limitará a retenção aos dados necessários à finalidade correspondente.

Essa retenção não autoriza a conservação indiscriminada de todos os Dados do Cliente. Os registros remanescentes serão, conforme sua natureza e a finalidade de retenção, separados dos dados operacionais, limitados ao necessário e submetidos a controles de acesso e uso compatíveis, com anonimização quando aplicável.

24. Cópias de segurança

Dados remanescentes em cópias de segurança permanecem sujeitos aos controles de segurança e aos ciclos técnicos aplicáveis e não são utilizados como fonte ordinária de operação da Plataforma. Sua eliminação ou sobrescrita ocorrerá conforme os procedimentos de retenção e recuperação adotados, ressalvadas obrigações legais e necessidades proporcionais de preservação de direitos.

25. Responsabilidade

Cada parte responderá pelas obrigações atribuídas por lei, por este Acordo e por sua atuação concreta. A apuração considerará conduta, instruções, controle sobre o tratamento, nexo causal, medidas adotadas e contribuição para o evento, sem afastar responsabilidade inderrogável.

26. Vigência

Este Acordo vigora enquanto a Operadora tratar Dados do Cliente em nome do Controlador, inclusive durante acesso gratuito, teste, assinatura, período remanescente de acesso, suporte, encerramento assistido e eliminação técnica. As obrigações de confidencialidade, segurança, limitação de uso, retenção legítima, cooperação e responsabilidade permanecerão aplicáveis enquanto subsistirem Dados Pessoais tratados no âmbito deste Acordo ou obrigações legais e pretensões juridicamente exercitáveis relacionadas ao tratamento.

27. Alterações e avisos

Alterações materiais deste Acordo serão comunicadas ao Cliente por e-mail encaminhado ao endereço cadastrado do Usuário Administrador da Conta e poderão também ser destacadas na Plataforma. A inclusão ou substituição materialmente relevante de Suboperador observará o procedimento específico da seção 11.

28. Contato, lei e foro

Solicitações relacionadas a este Acordo devem ser enviadas a [email protected]. Aplicam-se as leis da República Federativa do Brasil e o foro da Comarca de Porto Alegre, Rio Grande do Sul, ressalvadas competências obrigatórias e direitos inderrogáveis.

29. Anexo — descrição do tratamento